Solar‑Termin‑Automatisierung: 60 % weniger No‑Shows

Diese Fallstudie zeigt, wie wir die Terminbuchung eines regionalen Solar‑Unternehmens automatisiert haben – mit −60 % No‑Shows, 200+ Terminen/Monat und 100 % Reminder‑Abdeckung.

Herausforderung: Termin‑Chaos im Solar‑Vertrieb

• 25+ Stunden/Woche Termin‑Koordination durch Sales
• Doppelbuchungen & Konflikte
• Lange Telefon‑Ping‑Pongs für einfache Buchungen
• No‑Show‑Rate 42 % mit deutlichem Umsatzverlust
• Inkonsistente Follow‑ups, vergessene Reminder, kein zentrales Tracking
• Peaks in der Solar‑Saison nicht skalierbar

Lösung: Umfassende Termin‑Automation

Phase 1: Smart Booking (Woche 1–2)

• Calendly: separate Kalender (Beratung, Site‑Assessment, Installation)
• CRM‑Sync, Buffer‑Times für Fahrt/Doku
• Custom Forms (Dach, Zugänglichkeit, Verbrauch, Budget, Kontaktpräferenzen)

Phase 2: Multi‑Channel‑Reminder (Woche 3–4)

• Twilio SMS: 48h‑Reminder, 24h‑Bestätigung + 1‑Klick‑Umbuchung, Day‑of‑Hinweis
• E‑Mail: Bestätigungen mit Kalender‑Attachments, Pre‑Appointment Edu‑Content, Follow‑ups

Phase 3: Intelligentes Rescheduling (Woche 5–6)

• 1‑Klick‑Umbuchungslinks mit Live‑Verfügbarkeit
• Wetter‑Integration: proaktive Umbuchung/Prio‑Slots bei Schlechtwetter

Phase 4: Analytics & Optimierung (Woche 7–8)

• Google Calendar zentral, mobil für Außendienst
• Zapier: CRM‑Updates, Tasks, Follow‑up‑Trigger

Ergebnisse

• No‑Shows: 42 % → 17 % (−60 %)
• Kapazität: 200+ Termine/Monat, 95 % ohne manuelle Eingriffe, 78 % Umbuchungen auto.
• Zeitersparnis: −85 % Admin, +20 h/Woche Sales‑Zeit
• Reaktionszeit: 6 h → sofort
• Reminder‑Coverage: 100 %, Bestätigungen: 89 %, CSAT: 4,6/5

Was den Unterschied machte

• Slot‑Capacity‑Control für effiziente Auslastung
• Branchen‑Spezifika (Dach/Energie/Wetter)
• Multi‑Touch‑Kommunikation (SMS/E‑Mail/Telefon)

Tech‑Stack

• Calendly Pro, Twilio, Google Calendar, Zapier, Custom‑CRM

KPIs

• Show‑Rate 58 % → 83 %; CR: 34 % Abschluss
• Avg Deal: 18.500 $, Time‑to‑Close: 45 → 32 Tage
• Booking‑Zeit: 15 Min. → automatisiert; Fehler −92 %

Langfrist‑Impact

• +125.000 $ Jahresumsatz (No‑Shows↓, Effizienz↑)
• 28.000 $ operative Einsparungen
• +40 % Kapazität ohne neue Stellen

Learnings

• Prozesse vor Automatisierung klären
• Kund:innen edukativ vorbereiten
• Saisonale Schwankungen einkalkulieren
• High‑Value Fälle persönlich betreuen

Timeline & Investment

• 8 Wochen Umsetzung, Setup 2.400 $, laufend 180 $/Monat, Break‑even 6 Wochen, ROI 285 % im ersten Jahr

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